Die Beschaffung von Vor-, Hilfs- und Halbfertigprodukten ist ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Wertschöpfungsprozesses. Dabei gilt es beispielsweise, den richtigen Bestellzeitpunkt zu ermitteln. Erfolgen Bestellungen zu spät, kann es im schlimmsten Fall zu Fehlmengen und damit zu Verzögerungen in der Produktion kommen. Eine sorglose Ansammlung von Vorräten ist jedoch auch wenig sinnvoll, denn größere Lagerkapazitäten und Lagermengen verursachen Kosten und binden notwendiges Kapital. Ebenso können sich Bedarfe der Produktion ändern und damit sind mögliche Fehleinkäufe ein Risiko. Das Austarieren der richtigen Beschaffungsmengen und Zeitpunkte ist daher ein bekanntes und durch Software gut lösbares Problem der industriellen Logistik.

Neben diesen direkten Beschaffungskosten sind ebenso die anfallenden Kosten der Beschaffungsprozesse zu betrachten. Effizient und transparent gestaltete Beschaffungsprozesse bringen enorme Wettbewerbsvorteile mit sich. Betroffen sind alle Prozessschritte der Beschaffung: von der Bedarfsmeldung hin zu Einkauf und Wareneingang über den Rechnungseingang bis zum Vertragsmanagement. Man kann das Beschaffungswesen in vielfältige Arbeitsabläufe innerhalb der Teilprozesse Einkauf, Eingangsrechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement unterteilen. Diese können digitalisiert optimiert werden.

Der umfassende und komplexe Beschaffungsprozess muss daher in Teilprozesse zerlegt werden. Ein solcher Teilprozess – zum Beispiel die Bedarfsmeldung oder die Mengenkalkulation – kann mit Hilfe von IT unterstützt werden. IT-unterstützte Teilprozesse werden als Workflows bezeichnet. Definierte Workflows legen fest, wie „die Arbeit fließt“ und strukturieren diese in logische, inhaltliche und zeitliche Dimensionen. Eine umfassende Workflow-Unterstützung – spezialisiert für die typischen Vorgänge der Beschaffung – ist durch den Einsatz von EASY Software zu erreichen. Dazu gehören zum Beispiel ein automatisches Erfassen von Bestelldaten, das Bereithalten der begleitenden Dokumente wie Liefer- und Kontrollscheine sowie das Bereitstellen eines aussagekräftigen und umfassenden Berichts des gesamten Beschaffungsprozesses. EASY Software kann dabei an die individuellen Unternehmensrichtlinien angepasst werden. Die Ziele sind:

  • eine Steigerung der Qualität des Beschaffungsvorgangs
  • Vermeidung von Fehlmengen und zu langen Lagerzeiten
  • eine sofortige Aussagefähigkeit über alle Aspekte und damit eine Verbessrung der Transparenz des gesamten Beschaffungsmanagements.


EASY Software unterstützt alle typischen und relevanten Teilaufgaben der Beschaffung. Die einzelnen Module arbeiten dabei nahtlos datengestützt und ohne Medienbrüche zusammen: EASY Procurement steigert die Transparenz und Effizienz im Unternehmen durch ein digitales Beschaffungsmanagement. Die Fachabteilungen profitieren von Kollaborations-Tools und dem Einsatz digitaler Signaturen im Vertragsmanagement. Für ein effizientes Einkaufsmanagement gibt es EASY Request. Die Vorgänge von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung werden digitalisiert und jederzeit transparent. Statt papiergebundener oder aufwändig manuell gescannter Rechnungen sorgt EASY Invoice, die elektronische Eingangsrechnungs-Software, für Durchblick, Rechtskonformität und Kostenersparnis. EASY Contract professionalisiert die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Es ist eine moderne, webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Teams Verträge erstellen, digital rechtssicher unterschreiben und archivieren können.

Weniger arbeiten, mehr erledigen ist das Motto. Erfahren Sie mehr dazu unter https://easy-software.com/de/software/beschaffungsprozesse/.

Seit 30 Jahren steht EASY SOFTWARE für Digitalisierung und innovative Softwarelösungen. Heute sind EASY Produkte und Services längst in aller Welt im Einsatz. Zahllose Partner, Kunden und Anwender verlassen sich Tag für Tag auf sie. Mehr über EASY SOFTWARE erfahren Sie unter https://easy-software.com/de/.

Kontakt für Easy Software AG
Elena Bochkor
(LARInet)

Easy Software AG
Herr Christoph Nordmann (V.i.S.d.P)

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